دیپلماسی در قاب میز؛ اصول ناگفته در میزبانی‌های بین‌المللی

به گزارش پیام میهن خبر؛ در این میان، نظم، انضباطِ ملموس و تقید به جزئیات، ستون فقرات دکترین تشریفات را تشکیل می‌دهند. نخستین و حیاتی‌ترین اصل در این منظومه، منش، رفتار و سلوک میزبانان و کارشناسان اجرایی است. در ضیافت‌های رسمی، دیپلمات‌ها و سران کشورها، فرهنگ، تمدن و سبک زندگی یک ملت را در آینه رفتار پرسنل تشریفات به نظاره می‌نشینند. از این رو، هر میهماندار و کارشناس سالن، یک «سفیر فرهنگی» است که پیشانی تصویر ملی کشور میزبان به شمار می‌رود.
قوانین و استانداردهای طلایی در سالن‌های ضیافت و همایش
۱. مهندسی فضا، منابع انسانی و تناسبات استاندارد
ظرفیت سالن، تعداد میزها و چیدمان صندلی‌ها باید همخوانی هندسی و فیزیکی کاملی با تعداد میهمانان و هیئت‌های مدعو داشته باشد. این تناسبات باید دقیقاً بر اساس استانداردهای بین‌المللی تشریفات طراحی شوند. با توجه به اینکه شیوه پذیرایی در این سناریو به صورت «منوی ثابت» (Set Menu) طراحی شده است، مدیر سالن ضیافت و مسئول ارشد تشریفات موظفند پیش از آغاز مراسم، مواردی همچون شکل هندسی میزها، نقشه دقیق چیدمان ملزومات (Layout) و تعداد بهینه میهمانداران به ازای هر میز را برنامه‌ریزی و نهایی کنند.
۲. اولویت‌بندی استقرار و چیدمان صندلی‌ها (Seating Plan)
در سالن‌های آمفی‌تئاتر و همایش، تعیین جایگاه افراد یک هنر علمی است:
صف نخست (ردیف VIP): اختصاص به مقامات عالی‌رتبه و میهمانان ویژه دارد.
صف دوم و صفوف بعدی: به ترتیب نزولی و بر اساس رتبه، جایگاه‌های سازمانی و پروتکل‌های تقدم به سایر اعضای هیئت‌ها اختصاص می‌یابد.
این چیدمان باید پیش از ورود میهمانان، توسط مسئول تشریفات طراحی، سناریونویسی و با برچسب‌های مخصوص مشخص شده باشد.
۳. هویت‌بخشی بصری و دیپلماسی فرهنگی
سالن‌های تشریفات رسمی نباید عاری از روح ملی باشند. الزامی است که در طراحی دکوراسیون و فضاسازی این سالن‌ها، از المان‌های فاخر، اصیل و سنتی که نشان‌دهنده ریشه‌های تمدنی و فرهنگی کشور میزبان است، استفاده شود تا اتمسفری منحصر‌به‌فرد و ماندگار خلق شود.
پروتکل استقرار پرچم‌ها؛ نمادشناسی اقتدار ملی و بین‌المللی
پرچم، مقدس‌ترین نماد حاکمیت ملی است و جانمایی آن در سالن‌های دیپلماتیک از قوانین بین‌المللی بسیار دقیقی تبعیت می‌کند:
در سالن‌های ملاقات رسمی و نشست‌های دوجانبه (میز گرد یا مستطیل): پرچم‌ها باید در جایگاه‌های ویژه و دقیقاً روبه‌روی میهمانان قرار گیرند. طبق اصول تشریفات، پرچم کشور میزبان در مرکز جایگاه قرار گرفته و پرچم سایر کشورها به ترتیب حروف الفبا یا اولویت‌های دیپلماتیک در طرفین آن چیده می‌شوند.
در سالن‌های آمفی‌تئاتر و همایش‌های بزرگ: نیازی به تعبیه پایه‌های مجزا در کف سالن نیست؛ در این ساختار، پرچم تمامی کشورهای حاضر بر روی سن (جایگاه اصلی) و در پشت تریبون سخنرانی مستقر می‌شوند. تذکر مهم: تریبون سخنران باید به گونه‌ای جانمایی شود که خط دید سخنران کاملاً آزاد بوده و در هنگام سخنرانی، پشت به هیچ‌یک از پرچم‌های ملی کشورها قرار نگیرد.
در سالن‌های پذیراییِ نشسته (میز رأس): پرچم‌ها باید دقیقاً در پشت سر مقاماتی که بر روی میز رأس (Head Table) نشسته‌اند استقرار یابند. در این حالت، اگرچه خود شخصِ مقام به دلیل زاویه قرارگیری، پرچم پشت سر خود را نمی‌بیند، اما این پرچم‌ها به طور کامل در زاویه دید دوربین‌های رسانه‌ای و سایر مدعوین داخل سالن قرار دارند تا اصالت و رسمیت نشست حفظ شود.                                                                        محمدرضا انوشه
                                                                                                                                            مدرس تشریفات و پذیرایی